Dataskyddsförordningen (GDPR) gäller som lag i alla EU:s medlemsländer från och med den 25 maj 2018. Syftet är att stärka din personliga integritet och din rätt till skydd av dina personuppgifter. GDPR ersätter den svenska personuppgiftslagen PuL.
Vi behandlar dina personuppgifter när du söker lägenhet eller annat hyresobjekt, när du blir kund hos oss och även en tid efter att du inte längre är vår kund. Din integritet är viktig för oss och vi vill därför att du läser vidare för att få veta mer om vår behandling av dina personuppgifter. En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person. De personuppgifter vi behandlar om dig inom ramen för detta ändamål är namn, personnummer, adress, kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadress.
Personuppgiftsansvarig
Treklövern är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter som vi gör själva eller som annat företag gör på vårt uppdrag. Vi har ett dataskyddsombud som kontrollerar att vi behandlar dina personuppgifter korrekt.
Vårt dataskyddsombud:
Anders Vendin
Mail: dso.treklovern@jpinfonet.se
När du ställer dig i vår bostadskö
Under kötiden samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Uppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö. Om du inte uppdaterar din ansökan så kommer dina personuppgifter att rensas per automatik. Vidare så kan du alltid själv gå in på Mina Sidor och plocka bort dina uppgifter.
När du erbjuds en bostad hos oss
När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi till exempel uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna. Vi sparar dina uppgifter så länge de är relevanta och aktuella. Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas därför av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi bevarar allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, till exempel hyresavtal, brev och intyg. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter i handlingar enligt vår dokumenthanteringsplan. Om du blir nekad en lägenhet hos oss på grund av att vi inte kan godta dig som hyresgäst kommer vi dock att bevara dina personuppgifter i tre månader efter avslagsbeslutet, därefter raderas de.
Under hyresförhållandet
När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart, alltså med stöd av den lagliga grunden avtal. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi hanterar en felanmälan, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver.
Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag. Vi kan ibland behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.
Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.
Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU/EES, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.
När hyresförhållandet är slut
Treklövern är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi bevarar allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, till exempel hyresavtal, brev och intyg. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter i handlingar enligt vår dokumenthanteringsplan. Det innebär att uppgifter om dig kan komma att bevaras längre tid än vi behöver dem för detta ändamål, för att vi är skyldiga att arkivera handlingarna.
Dina rättigheter
Om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsändamål kan du när som helst meddela oss detta.
Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi hanterar om dig, i ett registerutdrag, samt att få felaktiga uppgifter rättade. Du har också rätt att få uppgifter raderade, om vi inte måste arkivera handlingarna där uppgifterna ingår. Du har också rätt att kräva att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter om du till exempel anser att de inte är korrekta. Du har rätt att få dina personuppgifter överförda till ett annat företag (dataportabilitet). Du har också rätt att klaga på hur vi behandlar dina personuppgifter till oss och till tillsynsmyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten (www.imy.se), om du tycker att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen.
Vid frågor om vår hantering av dina uppgifter kontakta oss via telefon eller mejl. Du hittar våra kontaktuppgifter längst ned på sidan.